Výhod elektronizace pracovněprávní agendy může být mnoho, byť bude samozřejmě záležet na každém zaměstnavateli a jeho podmínkách.
Obvyklé personální oddělení zaměstnavatele s již i desítkami zaměstnanců je většinou zavaleno velkým množstvím osobních spisů obsahujících tisíce potištěných listů papíru. Zatímco v listinné podobě potřebují tyto spisy alespoň jednu skříň či malou místnost, v elektronické podobě se bez problému vejdou i na jeden pevný disk. Úspora nákladů na tisk a archivaci (povinnou mnohdy v desítkách let) je tak zřejmá.
Další výhodou je také trvanlivost dokumentů. Po letech totiž mohou listinné dokumenty vyblednout, jejich čitelnost se zhoršuje, podpisy mizí. Elektronický dokument přitom bude i po desítkách let naprosto stejný a bez problémů čitelný. Také sice potřebuje nějakou údržbu (např. obnovení časových razítek), ale i tak je na tom v tomto ohledu lépe.
V elektronických dokumentech (které nejsou jen "hloupými“ naskenovanými kopiemi) lze pak také podstatně jednodušeji vyhledávat než v listinných dokumentech. Představte si, že máte 500 zaměstnanců a chcete například zjistit, se kterými zaměstnanci máte v pracovní smlouvě sjednánu konkurenční doložku. Procházením listinných osobních složek v takovém případě strávíte přinejmenším celý den, máte-li ale pracovní smlouvy v elektronické podobě, bude takový úkol otázkou maximálně několika desítek minut s pomocí fulltextového vyhledávání.
Pominout nelze také povinnost zaměstnavatele mít v některých případech (např. u cizinců nebo zaměstnanců na DPP) na pracovištích kopie dokumentů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu. Máte-li zaměstnance na mnoha různých místech, může být dodržování této povinnosti v listinné podobě komplikované. Problematické je pak také zabezpečení těchto dokumentů na jednotlivých pracovištích (nezapomínejme, že pracovní smlouvy obsahují osobní údaje a nemohou být proto komukoliv přístupné). V případě elektronických dokumentů pak stačí mít na pracovišti počítač (či dokonce i jen tablet nebo chytrý mobilní telefon), přes který lze k těmto dokumentům vzdáleně přistoupit na elektronickém úložišti a kontrolnímu orgánu je předložit (či rovnou odeslat elektronické originály).
Poslední nespornou výhodou je také lepší řízení přístupu k dokumentům a jejich skladování z pohledu povinnosti k ochraně osobních údajů. Otevřené šanony s osobními spisy na pracovních stolech či…
