Osobní spis a osobní dotazník

Podle § 312 zákoníku práce může zaměstnavatel vést osobní spis zaměstnance. Ten smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v  pracovněprávním vztahu. O jaké jde?

Obsah osobního dotazníku

Většinu údajů získává zaměstnavatel zpravidla s využitím osobního dotazníku. Dotazník vyplňuje sám zaměstnanec (zájemce o konkrétní pracovní místo). Součástí osobního dotazníku by mělo být prohlášení o úplnosti a pravdivosti uváděných údajů a souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely základního pracovněprávního vztahu. Rozsah údajů v osobním dotazníku by měl obsahovat minimálně:

• jméno, příjmení, akademický titul, rodné příjmení a všechna předcházející příjmení zaměstnance,
• rodné číslo zaměstnance (užívání rodného čísla musí být v souladu se zákonem č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných čísel a o změně některých zákonů – zákon o evidenci obyvatel, jehož smyslem je zabránit zneužívání a neoprávněnému nakládání s rodným číslem – národním identifikátorem fyzických osob),
• datum a místo narození,
• bydliště (trvalé i přechodné) zaměstnance,
• státní příslušnost zaměstnance,
• přehled o předchozí odborné praxi zaměstnance,
• u osamělých zaměstnanců údaj o kontaktní adrese nejbližších příbuzných.

Obsah osobního spisu

Zaměstnavatelé již z podstaty svého postavení potřebují z různých důvodů získat co nejvíce informací o svých zaměstnancích, a to nejen před jejich přijetím do zaměstnání, v průběhu trvání základního pracovněprávního vztahu, ale někdy i po jeho skončení. Pro pracovněprávní účely mohou zaměstnavatelé shromažďovat pouze takové údaje o zaměstnanci, které mají příčinný vztah k základnímu pracovněprávnímu vztahu uzavíranému se zaměstnancem. Pokud tento vztah skončí, jsou zaměstnavatelé povinni získané údaje, s výjimkou těch údajů, jejichž…