Paušalizace cestovních náhrad může výrazně zjednodušit administrativu spojenou s jejich opakovaným poskytováním těm zaměstnancům, kteří jsou s určitou pravidelností vysíláni na pracovní cesty.
Při používání paušálu již není třeba provádět za každou pracovní cestu vyúčtování cestovních náhrad. Postup při paušalizaci cestovních náhrad upravuje ustanovení § 182 zákoníku práce.
Formou paušálu je možno poskytovat zaměstnanci nejen náhrady výdajů, které mu vznikly při pracovní cestě definované v § 42 zákoníku práce, ale i při ostatních cestách uvedených v § 152 zákoníku práce. Paušální náhradu lze přitom stanovit za všechny nebo jen vybrané druhy cestovních náhrad, za všechny opakující se cesty, nebo jen za cesty do určitých míst, za tuzemské pracovní cesty i za pracovní cesty zahraniční.
Paušální částku podle § 182 zákoníku práce může zaměstnavatel stanovit (nebo sjednat) jako měsíční nebo denní náhradu. Určení paušální částky musí být provedeno písemnou formou (vnitřní předpis, rozhodnutí, dohoda) tak, aby bylo jednoznačně zřejmé, kterých zaměstnanců (jmenovitě, profesních skupin apod.) se paušalizace týká, při jakých pracovních cestách (do kterých míst) a za jakých podmínek konaných (např. druh dopravního prostředku), o které druhy cestovních náhrad přitom jde, zda jde o denní nebo měsíční paušál a jak bude jeho vyplácení příslušným zaměstnancům (do kolika dnů po stanoveném období, v hotovosti, při vyúčtování mzdy apod.) prováděno.
Jde-li o měsíční paušál, musí být stanoven způsob krácení paušálu za dobu, kdy zaměstnanec nevykonává práci např. z důvodu dovolené, nemoci apod., příp. za dobu, kdy je na pracovní cestě, která není součástí paušálu.
Pojem paušalizace není sice v zákoníku práce definován, ale obecně to znamená stanovit něco průměrem, přičemž průměr musí být vždy stanoven z dostatečně velké skupiny homogenních hodnot. Jinak by nebyl vypočtený průměr spolehlivý a použitelný. Z ustanovení § 182 ZP je zřejmé, že při stanovení výše paušálu se vychází z průměrných podmínek konání příslušných cest, za které bude paušální náhrada poskytována, ze skutečné výše již vyplacených cestovních náhrad a příp. také z předpokládaných průměrných náhrad v dalším období.
Způsob stanovení výše paušálních částek musí být zaměstnavatel schopen kdykoliv předložit (a zdůvodnit) zaměstnanci a příp. i kontrolnímu…
